Paperipilven rekisteri- ja tietosuojaseloste

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Otettu käyttöön 8.6.2020

Päivitetty 14.8.2020

Rekisterin pitäjä:

Paperipilvi Oy / paperipilvi.fi
Y-tunnus: 3009271-9
Jokikatu 31
06100 Porvoo 

Yhteyshenkilö:

Jenny Hällfors
p: +358 400 590 147
Sposti: info@paperipilvi.fi

Rekisterin nimi:

Paperipilven asiakasrekisteri
Paperipilven sähköpostilista (uutiskirje)

 

YLEISTÄ

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme miksi Paperipilvi Oy kerää henkilö- ja käyttäjätietojasi, miten ja mihin niitä käytetään ja miten niitä säilytetään. Otathan meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää. Yhteystiedot löydät ylempää.

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön.

Keräämme henkilötietoja, jotta voisimme tarjota tuotteitamme ja palvelujamme ja toimittaa ne parhaalla mahdollisella tavalla, luodaksemme sujuvan kokemuksen verkkosivuillamme sekä varmistaaksemme sivustomme tehokkaan toiminnan ja ylläpidon.

 

HENKILÖTIETOJEN LÄHDE

Keräämme pääasiallisesti henkilötiedot kun asiakas ilmoittaa ne itse, esim. tilaamalla uutiskirjeemme, lataamalla maksuttoman oppaan tai ohjeen, ilmoittautumalla kurssille, tekemällä tilauksen verkkokaupasta, päivittämällä omia tietojaan tai tilaamalla muita palvelujamme. 

Lisäksi keräämme tietoa sivustomme käyttäjistä evästeiden (cookies) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeiden keräämien tietojen perusteella yksittäistä henkilöä ei voi tunnistaa.

 

KERÄÄMÄMME HENKILÖTIEDOT

Keräämme tilauksenteon yhteydessä seuraavat henkilötiedot: etunimi, sukunimi, asiakkaan mahdollinen yritys ja sen y-tunnus, postiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, ip-osoite, tilaukseen mahdollisesti liittyvät lisätiedot sekä tilatut tuotteet. 

Tarvittaessa voimme lisätä tietoihisi tilauksen toimittamiseen liittyviä tietoja (esim. lähetyksen seurantatiedot). Rekisteriin tallennetaan myös asiakkaan vapaaehtoinen suostumus lähettää markkinointiviestintää. Asiakassuhteen ylläpitoa varten tallennamme myös seuraavat tiedot: asiakaspalautteet, yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaukset, peruutustiedot, sivuston käyttäjän sähköpostiviestit.

Mikäli tilaat uutiskirjeemme tai veloituksettoman ohjeen sivuiltamme, pyydämme suostumuksesi suoramarkkinointiin tietojen keräämisen yhteydessä.

Lisäksi keräämme evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla tietoa sivuston käyttäjistä ja heidän laitteistaan, esim. käyttäjän selain, aikavyöhyke, linkkien klikkaaminen, sivut joilla käyttäjä vierailee, toimintojen ajankohta.

Verkkokauppamme toimii Shopify-alustalla, pääset lukemaan Shopifyn tietosuojaselosteen täältä (englanniksi). Maksunvälityspalvelun toteuttajana ja maksupalveluntarjoajana toimii Checkout Finland Oy (2196606-6) yhteistyössä suomalaisten pankkien ja luottolaitosten kanssa. Maksutapahtumien tiedot eivät tallennu tietoihimme. Checkout Finland Oy:llä on maksulaitoksen toimilupa ja heidän tietosuojaselosteeseen pääset täältä.

 

HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMISEN JA KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisteriin liittyvä sivusto: www.paperipilvi.fi

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi jotta voisimme hoitaa asiakassuhdetta parhaalla mahdollisella tavalla ja jotta noudatamme Asiakkaan ja Paperipilven välisestä sopimussuhteesta johtuvaa pakottavaa lainsäädäntöä ja määräyksiä. Henkilötiedot ovat välttämättömiä ostosopimuksen syntymiseksi. Sopimusta ei voida tehdä ilman henkilökohtaisia tietoja. Eli toisin sanoen et voi tehdä tilausta Paperipilven verkkokaupasta luovuttamatta henkilötietojasi.

Käsittelemme henkilötietoja uutiskirjeen lähetystä varten, tilausten lähetystä varten sekä kirjanpitotarkoituksiin kirjanpitolain mukaisesti. Henkilötietoja ei julkisteta millään tavalla.

 

EVÄSTEET

Käytämme sivustollamme evästeitä (cookies) ja muita vastaavia tekniikoita, joiden avulla keräämme tietoa sivuston käyttäjistä. Evästeiden keräämän tiedon avulla ymmärrämme, miten, mistä ja milloin sivustoamme ja palveluitamme käytetään. Näiden tietojen avulla voimme analysoida ja kehittää sivustomme ja verkkokauppamme laatua, tarjotaksemme kävijöille parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen.  Hyödynnämme lisäksi tietoa markkinoinnin ja mainonnan kohdentamisessa ja optimoinnissa.

Mitä evästeet sitten ovat? Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat selaimen muistiin käyttäjän laitteelle. Voit sallia tai kieltää evästeiden käytön selaimesi asetuksista. Useimmat selaimet sallivat evästeet automaattisesti. Eväste voidaan pitää selaimessa määräajan, tai se voidaan poistaa heti palvelun käytön jälkeen. Evästeet poistetaan oman selaimen kautta. 

Mikäli päätät estää evästeet, huomioithan, että se saattaa vaikuttaa käyttäjäkokemukseen rajoittamalla verkkosivustomme toimivuutta.

 

HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA KÄSITTELIJÄT

Paperipilvessä asiakkaan tietoja käsittelevät ainoastaan yrityksen sisäiset henkilöt, joilla on siihen erillinen lupa. Myös yrityksen kirjanpitäjä käsittelee asiakkaan tietoja siltä osin, kun niitä tarvitaan kirjanpitoa varten.

Lisäksi henkilötietojasi käsittelee sellaiset Paperipilven alihankkijat, jotka mahdollistavat tilausten maksamisen ja lähettämisen sekä sellaiset alihankkijat, jotka osallistuvat suoramarkkinoinnin järjestämiseen (uutiskirje) ja tietojärjestelmien ylläpitoon. Käytämme sivustollamme ja sen analysointiin Googlen analytiikkaa. Verkkokauppa-alustamme Shopifyn tietosuojaselosteen pääset lukemaan täältä. Näin ollen tietoja voidaan säilyttää EU-/ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla.

Tilausten toimitusta varten yhteystietosi lisätään rahtiyhtiöidemme, Postin, Matkahuollon ja DB Schenkerin tietojärjestelmiin lähetyksen vaatimalla tavalla. Suostumuksellasi voimme myös antaa yhteys- ja lähetyksesi tiedot Postille, Matkahuollolle tai DB Schenkerille kadonneen lähetyksen selvittämiseksi ja korvaamiseksi.

Asiakkaan antamia tietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta muille toimijoille tai muihin tarkoituksiin, jotka poikkeaisivat tästä tietosuojaselosteesta.

 

HENKILÖTIETOJEN TALLENNUKSEN KESTO

Säilytämme keräämiämme henkilötietoja niin kauan kuin käyttötarkoitus, sopimus tai laki sitä vaatii. Käytännössä säilytämme tiedot kolmen (3) vuoden ajan sopimussuhteen päättymisen, eli käyttämättömänä olon jälkeen, mikäli tietojen säilyttämiselle ei ole muuta lakisääteistä vaatimusta. Esimerkiksi kirjanpitolaki vaatii, että kirjanpidossa tarvittavia tietoja säilytetään kuusi (6) vuotta tilikauden päättymisestä. Tämän jälkeen poistamme tiedot.

 

ASIAKKAAN OIKEUDET

Sinulla on aina oikeus:

Mikäli haluat tarkastaa tai muuttaa tietojasi, olethan yhteydessä sähköpostitse: info@paperipilvi.fi. Viestit käsitellään luottamuksellisesti. Yhden (1) tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. Tietojen korjauspyynnössä pyydämme sinua yksilöimään korjattavan virheen ja ilmoittamaan korjatut tiedot. 

 

HENKILÖTIETOJEN TURVALLISUUS

Säilytämme henkilötiedot listoina ainoastaan sähköisessä muodossa palveluntarjoajiemme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten teknisten käytäntöjen mukaisesti. Asiakastietoihin pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämisen. 

Toteutamme kaikki tekniset ja organisatoriset varotoimet, jotka ovat tarpeen henkilötietojen suojaamiseksi. Koneidemme käyttö vaatii tunnusta ja salasanaa, tai vastaavaa suojausta. 

Paperipilvi sitoutuu noudattamaan tietosuojaa ja tietoturvaa mahdollisimman huolellisesti. Mikäli kuitenkin saamme tiedon tietoturvarikkomuksesta, ilmoitamme siitä asianosaisille käyttäjille välittömästi, jotta he voivat tahoillaan suorittaa tarvittavat suojaustoimenpiteet.

 

LOPUKSI

Tekemällä sähköisen tilauksen verkkosivustolla www.paperipilvi.fi asiakas vakuuttaa olevansa tietoinen kaikista yllä esitetyistä henkilötietosuojaehdoista ja hyväksyy ne täysimittaisesti. Hyväksyntänsä Asiakas antaa merkitsemällä valintaruudun tilauskaavakkeessa.

Päivitämme tietosuojaselosteen sisältöä aika ajoin toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Viimeisin versio löytyy tältä sivustolta, ja päivityspäivämäärä löytyy aivan sivun ylälaidasta. Mikäli muutos tietosuojaselosteeseen on merkittävä, ilmoitamme päivityksestä asiakkaille muutoksen yhteydessä.